KSeF

KSeF – najważniejsze informacje dla Klientów

Biura Rachunkowego Trafalscy 

Co to jest KSeF?

 Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wykorzystywany jest on również do oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym przez sam program oraz weryfikowania zgodności faktur z wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów.

Faktury elektroniczne w KSeF archiwizowane są przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Administracja skarbowa, która ma szeroki dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będzie analizować i kontrolować prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Definicja faktury ustrukturyzowanej została zawarta w opisie przyjętej przez sejm Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Faktura ustrukturyzowana ma format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Stanowi ona trzeci rodzaj faktury obok faktury papierowej i elektronicznej. Sporządzana jest w ramach Krajowego Systemu e-Faktur i oznaczana numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne są tworzone według wzorca, na bazie struktury logicznej przedstawionej przez Ministerstwo Finansów.

Jak działa KSeF?

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty, o których mowa w art. 106c wyżej wymienionej ustawy, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.

Ustawodawca przewiduje możliwość sporządzania faktury w KSeF bezpośrednio (tj. za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika, zgodnie z opublikowanym wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Obowiązek KSeF ma dotyczyć nie tylko polskich podatników, ale także zagraniczne podmioty posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Pozostali zagraniczni podatnicy oraz podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT będą mogli korzystać z KSeF fakultatywnie. Dodatkowo z KSeF nie będą musieli korzystać podatnicy wystawiający faktury w ramach szczególnych procedur (zgodnie z przepisami ustawy o VAT), np. prowadzący międzynarodowy okazjonalny przewóz osób czy sprzedaż towarów importowanych na odległość.

Kary związane z KSeF

Ustawodawca przewiduje szereg kar finansowych za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF. Decyzją naczelnika urzędu skarbowego podatnik może otrzymać karę pieniężną do wysokości 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może sięgnąć 18,7% należności z faktury.
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury w KSeF lub zrobił to, ale niezgodnie z odpowiednim wzorem, wówczas sankcja wyniesie co najmniej 1000 zł za jedną taką błędnie wystawioną lub nie wystawioną fakturę. W przypadku nie przesłania faktury w obligatoryjnym terminie kara wyniesie co najmniej 500 zł od faktury.

Nawet awaria systemu KSeF nie zwalnia podatnika od poniesienia konsekwencji nieterminowego dostarczenia faktury. Na wypadek awarii KSeF przewidziano specjalną procedurę, do której podatnicy będą musieli się dokładnie stosować. Po otrzymaniu informacji o awarii KSeF, fakturę należy wystawić zgodnie ze wzorem, ale bez wysyłania jej do systemu, tylko bezpośrednio do odbiorcy. Dopiero po ustaniu awarii, podatnik w ciągu siedmiu dni będzie miał obowiązek wysłania faktury do KSeF.

Funkcja wymiany danych z KSEF wymaga wgrania odpowiedniej licencji w RAKS, która pozwoli na przesyłanie lub odbieranie dokumentów z KSEF.

Uwaga! W przypadku skonfigurowania komunikacji z KSEF przez Klienta, faktury będą trafiały na rzeczywisty serwer KSeF – będą rejestrowane w Ministerstwie Finansów.

Kluczowe terminy obowiązkowego KSeF:

1. Od 1 lutego 2026 r.: dla dużych podatników (wartość sprzedaży (z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024).
2. Od 1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych przedsiębiorców.
3. Od 1 stycznia 2027 r.: dla najmniejszych przedsiębiorców „wykluczonych cyfrowo” (faktury do 450 zł, sprzedaż do 10 tys. zł/mies.).

Kluczowe zmiany, które musisz znać

Jedną z najważniejszych zmian jakie wejdą w życie w momencie wprowadzenia KSEF są nowe zasady określające daty wystawienia faktury.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do systemu KSEF. Jednak zasada ta dotyczy wyłącznie przypadku, gdy faktura zostanie przesłana do KSeF w tym samym dniu, co data wskazana na fakturze. Co to oznacza w praktyce?

Koniec z możliwością wystawiania faktur z opóźnieniem (tzw. antydatowaniem). Data wystawienia nie może być wcześniejsza niż faktyczna data przygotowania i wysłania dokumentu do KSeF (z wyjątkiem trybu offline i awarii).

Data WYSTAWIENIA – Wyjątek nr 1: Tryb „Offline24”

Gdy data na fakturze jest wcześniejsza niż data jej wysłania do KSeF (np. faktura z datą 30 kwietnia zostaje wysłana do systemu 1 maja), to taką fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline, a datą jej wystawienia jest data wskazana w polu „data wystawienia”.

Uwaga! Fakturę wystawioną w tym trybie należy przesłać do KseF najpóźniej następnego dnia roboczego. 

Data WYSTAWIENIA – Wyjątek nr 2: Awaria i tryb offline

W przypadku awarii lub niedostępności KseF oraz awarii po stronie podatnika, fakturę można wystawić poza systemem.

• W takich sytuacjach datą wystawienia faktury jest data jej faktycznego wystawienia (wskazana na dokumencie), a nie data przesłania do KSeF.
• Pamiętaj: Taka faktura musi być zgodna ze schemą, czyli wzorem KSeF i dostarczona do systemu w odpowiednim terminie po ustaniu przeszkody.

Dwie daty na fakturze – Co się nie zmienia?

Faktury w KSeF, tak jak dotychczas, będą zawierać dwie kluczowe daty:

1. Data sprzedaży: Moment faktycznego zakończenia świadczenia usług lub dostawy towarów.
2. Data wystawienia: Moment skutecznego wysłania faktury do KSeF lub data z dokumentu w przypadkach wyjątkowych (awaria, tryb offline24).

Data OTRZYMANIA faktury – Nowa zasada ogólna

• Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.
• Jest to data niezależna od tego, czy i kiedy odbiorca zobaczy fakturę w systemie lub ją z niego pobierze.
• Co istotne, data otrzymania (nadania numeru KSeF) może być późniejsza niż data jej wysłania do systemu.
• Przykład:
  • Kontrahent wysyła fakturę do KSeF o 23:55 w środę.
  • KSeF nadaje jej numer pięć po północy w czwartek.
  • Ty sprawdzasz system dopiero w piątek o 15:00.
  • Data otrzymania Twojej faktury to czwartek pięć po północy!

Kluczowa informacja: System KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Przedsiębiorca powinien sam regularnie sprawdzać czy są nowe dokumenty.

Dlaczego nowa data otrzymania faktury jest tak ważna?

• Po pierwsze – odliczenie VAT: Dla celów odliczenia podatku VAT należy kierować się datą otrzymania faktury, czyli datą nadania numeru KSeF.
• Po drugie – koszty podatkowe: Data otrzymania jest również kluczowa dla ujęcia kosztu w ewidencji.
• Po trzecie – terminy płatności: Uwaga! Terminy płatności biegną od daty wystawienia faktury.

KSeF przyniesie nowe obowiązki – Co warto wdrożyć?

1. Stworzenie procedury regularnego sprawdzania KseF: Konieczne jest codzienne lub okresowe logowanie do systemu w celu pobierania faktur kosztowych.
2. Rozważenie automatyzacji:
   Skorzystaj z programu, który automatycznie pobiera dokumenty z KSeF, automatyzacja niweluje wszelkie ryzyka i oszczędza mnóstwo czasu.
3. Obowiązek płatności: po wejściu KSEF podatnicy VAT, płacąc za faktury będą musieli umieszczać numer KseF faktury w tytule przelewu.

Faktura ustrukturyzowana

Czyli e-faktura, to dokument wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem, opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów.
Nadal zawiera takie same informacje jak obecne faktury:

• Dane sprzedawcy
• Dane nabywcy
• Opis towaru lub usługi,
• Kwoty,
• stawki VAT
• Daty

Nowe dodatkowe informacje:

• e-faktura będzie zapisywana w formie elektronicznej – plik XML
• zawiera dodatkowe pola w tym obowiązkowe, których nie można pominąć
• każda e-faktura otrzyma dodatkowo unikalny numer KSeF

Nowe faktury będzie można wydrukować tak jak do tej pory lub zapisać jako PDF.
Każda wydrukowana faktura będzie posiadała swój unikalny kod QR.

Kto może korzystać z KSeF? Sprawdź, kto ma dostęp

Podatnik jako podstawowy użytkownik KseF - podstawowym podmiotem uprawnionym do korzystania z KSeF jest sam podatnik, czyli przedsiębiorca będący osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Co ważne –

w przypadku przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi, konieczne jest posługiwanie się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP, aby system automatycznie przypisał prawa właścicielskie.

Jeśli podatnik (np. spółka z o.o.) nie dysponuje pieczęcią zawierającą NIP, musi przekazać uprawnienia do działania w KSeF wskazanej osobie fizycznej – np. pracownikowi lub zewnętrznemu księgowemu – za pomocą formularza ZAW-FA.

Z kolei osoba fizyczna prowadząca działalność otrzymuje uprawnienia automatycznie. Może samodzielnie nadawać dostęp innym osobom lub firmom (np. biuru rachunkowemu). Formularz ZAW-FA stosuje się jedynie w wyjątkowych przypadkach, np. gdy podpis kwalifikowany nie zawiera numeru PESEL ani NIP.

Kto może działać w imieniu podatnika?

Zgodnie z przepisami, podatnik może upoważnić inne osoby lub podmioty do działania w jego imieniu. Należą do nich m.in.:

osoby fizyczne wskazane przez podatnika – np. pracownicy, księgowi, członkowie zarządu,

podmioty niebędące osobami fizycznymi – np. biura rachunkowe, osoby upoważnione do nadawania dalszych uprawnień – mogą delegować dostęp kolejnym osobom, przedstawiciele JST lub grup VAT – np. jednostki budżetowe w ramach samorządu,

członkowie grup VAT działający w imieniu własnym lub grupy, komornicy sądowi i organy egzekucyjne – wraz z uprawnionymi przez nich osobami.

Warto dodać, że zakres nadanych uprawnień może być różny – można np. uprawnić tylko do wystawiania faktur, tylko do ich odbioru lub do pełnego zarządzania kontem w KSeF.

Jak nadaje się uprawnienia do KSeF?

Uprawnienia do działania w KSeF można nadać:

• elektronicznie – bezpośrednio w systemie, po zalogowaniu się za pomocą podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub tokenu (ciągu znaków wygenerowanego w KSeF),
• poprzez zawiadomienie ZAW-FA – składane do urzędu skarbowego, gdy osoba nie może zalogować się do systemu samodzielnie (np. nie ma podpisu z PESEL i NIP).

Uwierzytelnienie w KSeF – jak się zalogować?

Aby móc skorzystać z KSeF, konieczne jest przejście procedury uwierzytelnienia. Dostępne metody to:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (z NIP),
• podpis zaufany (profil zaufany),
• token KSeF – ciąg alfanumeryczny wygenerowany w systemie, który umożliwia logowanie np. programom do fakturowania.

Dodatkowo, w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego niewskazującego numeru NIP i PESEL, wymagane jest zgłoszenie tzw. odcisku palca podpisu czyli danych identyfikujących kwalifikowanego podpisu elektronicznego w schemacie SHA256 za pomocą formularza ZAW-FA. Jest to sposób przypisania konkretnego podpisu do konkretnego podatnika. 

Kto ma dostęp do KSeF? Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, z którego mogą korzystać zarówno podatnicy, jak i osoby lub podmioty przez nich upoważnione. Dostęp do systemu mogą mieć przedsiębiorcy, biura rachunkowe, pracownicy firm, a także organy egzekucyjne i członkowie grup VAT.

Kluczem do prawidłowego korzystania z KSeF jest odpowiednie nadanie i zarządzanie uprawnieniami, tak aby każda osoba posiadała dokładnie taki zakres dostępu, jaki jest jej niezbędny do pracy z e-fakturami. Warto regularnie sprawdzać, kto ma dostęp do konta firmy i jakie posiada uprawnienia – to gwarancja bezpieczeństwa danych, zgodności z przepisami i sprawnej obsługi faktur elektronicznych. 

Jak wygenerować token KseF?

1. Wejdź na stronę mf.gov.pl i wpisz NIP firmy.
2. Zaloguj się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
3. W zakładce „Tokeny autoryzacyjne” wybierz „Utwórz nowy token”.
4. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlonymi na ekranie.